Datenschutz-Informationen für unsere Interessenten und Hotelgäste

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen, unseren Produkten und unseren Dienstleistungen. Wir als die datenschutzrechtlich Verantwortlichen möchten, dass Sie sich im Austausch mit uns und unseren Mitarbeitern hinsichtlich des Schutzes Ihrer personenbezogenen Daten wohlfühlen. Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Die Beachtung der deutschen und europäischen Datenschutzbestimmungen ist für uns eine Selbstverständlichkeit. Dadurch hat der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten für uns oberste Priorität. Mit nachstehenden Informationen möchten wir Sie darüber informieren, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten im Einzelnen umgehen:

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

   
   

   Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des vorliegenden Kontakts ist die

   
   

   Sonnenhotels GmbH Nordhäuser Str. 1 38667 Bad Harzburg

   Tel.: +49 (0) 53 21/ 68 55 40

   Fax: +49 (0) 53 21 / 68 55 471

   E-Mail: info@sonnenhotels.de

   
   

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

   Die benannte Datenschutzbeauftragte ist die DataCo GmbH

   Dachauer Str. 65

   80335 München

   Tel.: +49 (0) 89 7400 458 40

   E-Mail: datenschutz@dataguard.de www.dataguard.de

3. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

   
   

   1. Ihre personenbezogenen Daten, die von uns verarbeitet werden

      
      

      Wir erheben bei verschiedenen Anlässen (Anbahnung, Durchführung und Beendigung eines Hotelaufenthalt) Daten über Ihre Person und/oder Ihre Begleitpersonen, wie:

      
      

      • Kontaktdaten (wie Nachname, Vorname, Adressdaten, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)

      • Ankunfts- und Abreisedaten

      • Informationen über mitreisende Kinder (wie Vorname, Geburtsdatum, Alter)

      • Kundennummer von Bestandskunden

      • Ggf. KFZ-Kennzeichen bei Parkplatznutzung

      • Präferenzen und persönlichen Interessen für den aktuellen und zukünftigen Aufenthalt (z.B. Raucher- oder Nichtraucherzimmer, bevorzugter Bodenbelag, bevorzugtes Bettzeug, Zeitungen/Zeitschriften, Sport, kulturelle Interessen, Speisen und Getränke usw.)

      • Rücksprachen/Fragen/Kommentare nach oder während eines Aufenthalts in einem unserer Hotels

        
        

   2. Zwecke der Datenverarbeitung

      
      

      Im Rahmen einer Anbahnung, Durchführung und Beendigung eines Hotelaufenthalt werden Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet:

      
      

      • Um Ihre Anfrage als Interessent zu bearbeiten. Zu diesem Zweck nutzen wir Ihre Kontaktdaten, um Ihre Anfrage beantworten zu können.

      • Um vorvertragliche Maßnahmen vorzubereiten und durchzuführen – hierzu gehört z.B. die Erstellung und Übersendung eines individuellen Angebotes oder individuelle Vereinbarung und Übermittlung von Buchungsbestätigungen mit dem Ziel des Vertragsschlusses.

      • Um Ihre Kontaktdaten in unsere Kundendatenbank aufzunehmen.

      • Um unseren vertraglichen Pflichten aus der Beherbergung mit Ihnen nachzukommen. Zu diesem Zweck geben wir Ihre personenbezogenen Daten u. a. an Behörden und Auftragsverarbeiter weiter, um Ihnen einen reibungslosen Aufenthalt zu gewährleisten.

      • Um Sie über unsere Produkte und Dienstleistungen optimal zu informieren. Dazu gehört auch der Versand von (Direkt-)Werbung per E-Mail oder per Post ein.

      • Um eine reibungslose Abrechnung der erbrachten Leistungen zu gewährleisten. Hierzu werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Rechnungen ausstellen zu können. Darüber hinaus leiten wir Ihre personenbezogenen Daten an unsere externen Dienstleister (unten aufgeführten Auftragsverarbeiter) weiter.

      • Um unseren rechtlichen Pflichten nachzukommen. Hierzu gehört z.B. die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an das Finanzamt.

      • Um Sie als unseren Kunden optimal zu betreuen. Hierzu gehört insbesondere die Kommunikation mit Ihnen per E-Mail, Mobilfunk, Festnetznummer oder per Fax.

      • Zum Zweck des Newsletter Versands, soweit Sie sich für unseren Newsletter angemeldet haben

      • Zur Erfüllung nachvertraglicher Maßnahmen.

      • Zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

      • Zur Erfüllung des Meldegesetz und Beherbergungsstättenverordnung werden die Daten gespeichert und an die jeweilen Städte/Kommunen weitergegeben. Bei behördlichen Prüfungen müssen diese Daten ausgehändigt werden.

      
      

   3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

      
      

      Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten im Rahmen von Anbahnung, Durchführung und Beendigung eines Hotelaufenthalt verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a – f DSGVO.

      
      

      Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage der Einwilligung

      Soweit wir für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Ihre Einwilligung einholen, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO i.V.m. Artt. 5, 7 DS-GVO.

      
      

      Verarbeitung zum Zweck der Durchführung des Vertrages mit Ihnen

      Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Vertragserfüllung verarbeiten, dient uns Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO als Rechtsgrundlage. Diese gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vor- und nachvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

      
      

      Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung

      Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient uns Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO als Rechtsgrundlage. Unsere gesetzliche Pflicht zur Datenverarbeitung ergibt sich (z.B. aus steuerrechtlichen und/oder handelsrechtlichen) Aufbewahrungspflichten.

      
      

      Verarbeitung auf der Grundlage des berechtigten Interesses

      Rechtsgrundlage für Direktwerbungszwecke kann bei Vorliegen unserer berechtigten Interessen, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DS-GVO darstellen. Die hierbei von uns verfolgten berechtigten Interessen – neben den unter b. aufgeführten Zwecken – umfassen:

      
      

      • Sie im Wege des Direktmarketings optimal über unsere Produkte, Angebote und Dienstleistungen informieren zu können;

      • In der Kommunikation mit Ihnen, insbesondere um Ihre Anfragen per E-Mail, Telefon und/oder Fax beantworten zu können;

      
      

      
      

      Rechtsgrundlage für Verarbeitungstätigkeiten im Zusammenhang mit der Geltendmachung, der Ausübung oder der Verteidigung von Rechtsansprüchen ist ebenfalls unser berechtige Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DSGVO.

      
      

   4. Quelle, aus der Ihre personenbezogenen Daten stammen

      
      

      Ihre personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten:

      
      

      • Name

      • Vorname

      • E-Mailadresse

      • Adressinformationen

      • Telefon

      • Handynummer

        
        

        und nicht unmittelbar von Ihnen erhoben haben, stammen aus folgenden Quellen:

        
        

      • Reiseveranstalter

      • Busunternehmen

      • (Online- und sonstige) Reisebüros

      • Buchungsplattformen

      • Lesereisenanbieter

4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

   
   

   Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann es sein, dass wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten an folgende Empfänger weitergeben. Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an externe Empfänger, wenn Sie eingewilligt haben oder dies gesetzlich erlaubt ist. Externe Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sind insbesondere:

   
   

   • Dritte

   • Behörden z.B. Finanzämter, Gerichte, Gewerbeaufsichtsamt

   • Abrechnungspartner

   • Inkassounternehmen

   • Kreditinstitute

   • Paketdienstleister

   • Post

   • Steuerberater

   • Auftragsverarbeiter:

   
   

   Apaleo GmbH	Dachauer Str. 15 80335 München	Deutschland	Property Management System zur Verwaltung von Kundendaten und Hotelbuchungen, Kunden- sowie Firmen Rechnungen.
   CODE2ORDER GmbH	Eichwiesenring 4F 70567 Stuttgart	Deutschland	straiv by Code2Order bietet einen Digitaler Check-in und -out inklusive Meldeschein, eine digitale Gästemappe, Gäste Messaging, Automatisierter E-Mail- Versand von bspw. Buchungsbestätigungen.
   Vioma GmbH	Industriestr. 27 77656 Offenburg	Deutschland	Onlinebuchungssystem (IBE) für eine einfache Hotelbuchung über die Webseite der Sonnenhotels
   ReGuest GmbH	Kuperionstr. 34 39012 Meran	Italien	Kunden-Angebotstool. Für die einfache Erstellung von Reiseangebote für Interessenten.
   DATEV eG	90429 Nürnberg, Paumgartnerstr. 6 – 14	Deutschland	Verarbeitung von Finanz und Rechnungsinformationen

   
   

   Microsoft Corporation		Deutschland	E-Mail-Empfang, Speicherung und Verfassung, Dokumentenerstellung und Speicherung. PC- Anmeldungen an Cloud- Server
   HBCS GmbH	Juliusstr. 11 38118 Braunschweig	Deutschland	Externer IT-Dienstleister
   MAIC Hotel Solution	Gospodarska 15, Vukovar HR-32000	Kroatien	digitale Concierge mit digitale Gästemappe

   
   

   
   

   Im Fall der Auftragsverarbeiter und Dienstleister außerhalb der EU/des EWR werden Ihre o.g. personenbezogenen Daten nur dann verarbeitet, soweit dies Gegenstand unseres Auftragsverarbeitungsvertrages gem. Art. 28 DS-GVO mit diesen Empfängern ist.

   
   

5. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

   
   

   Ihre personenbezogenen Daten werden nicht in Drittländer außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt und dies ist auch nicht geplant.

   • Microsoft (M365) und Google Tag Manager

   
   

   Grundsätzlich werden die personenbezogenen Daten, die während der Bereitstellung relevanter Produkte und Dienstleistungen erhoben und erzeugt werden, auf unseren Servern in der Europäischen Union gespeichert. Da die Anbieter unserer Softwarelösungen u.a. ihre Produkte und/oder Dienstleistungen auf der Grundlage der verfügbaren Ressourcen und Servern weltweit anbieten, können Ihre personenbezogenen Daten an andere Rechtsordnung außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt oder von einer solchen Rechtsordnung außerhalb der Europäischen Union abgerufen werden. Insbesondere werden personenbezogene Daten an das Drittland USA i.S.v. Art. 15 Abs. 2 DS-GVO übermittelt. Um bei der Datenübermittlung in ein Drittland den Fortbestand des notwendigen Schutzniveaus sicherzustellen, werden zu diesem Zwecke vertragliche Maßnahmen vereinbart. Der Softwareanbieter hat seinen eingetragenen Sitz in den Vereinigten Staaten von Amerika, die nicht als Anbieter eines angemessenen Datenschutzniveaus anerkannt wurde. Zur Gewährleistung von geeigneten Garantien zum Schutz der Übermittlung und der Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der EU erfolgt die Datenübermittlung an und Datenverarbeitung durch unsere Dienstleister auf Basis geeigneter Garantien nach Art. 46 ff DSGVO, insbesondere durch den Abschluss von sogenannten Standarddatenschutzklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

6. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

   
   

   Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nicht länger, als es für den Zweck, zu dem sie erfasst wurden, notwendig ist. Das bedeutet, dass Daten in unseren Systemen vernichtet oder gelöscht werden, sobald sie nicht länger benötigt werden. Von uns werden angemessene Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten nur unter den folgenden Voraussetzungen verarbeitet werden:

   
   

   1. Für die Dauer, die die Daten verwendet werden, um Ihnen einen Dienst bereitzustellen

   2. Wie laut geltendem Recht, Vertrag oder im Hinblick auf unsere gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich

   3. Nur so lange, wie es für den Zweck notwendig ist, zu dem die Daten erfasst wurden, oder länger, wenn dies aus Vertrag, geltendem Recht erforderlich ist, unter Anwendung angemessener Schutzmaßnahmen.

   
   

   Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht, soweit nicht ihre – befristete – Aufbewahrung weiterhin notwendig ist, insbesondere zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren (u.a. aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz). Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

   
   

   
   

   
   

   
   

7. Betroffenenrechte

   
   

   Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

   
   

   • Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft seitens des Verantwortlichen über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).

   • Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).

   • Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO).

   • Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).

   • Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

   • Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

   • Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen. Diese können Sie erreichen unter

   
   

   Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen Barbara Thiel

   Prinzenstraße 5

   30159 Hannover

   Tel.: +49 (0511) 120 45 00

   E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

   
   

   Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von art. 6 abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einlegen (Art. 21 DSGVO).

   
   

8. Widerrufsrecht bei Einwilligung

   
   

   Wenn Sie der Verarbeitung durch den Verantwortlichen durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

9. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Sie sind dazu verpflichtet, Ihre Daten im Sinne der Regelungen des Bundesmeldegesetzes (BMG) anzugeben.

• Die Einholung eines elektronischen Meldescheins unter den Voraussetzungen des neuen Bundesmeldegesetzes (§ 29 Abs. 5 S. 1 BMG) oder

• die Bereithaltung eines analogen Papiermeldescheins mit handschriftlicher Unterschrift der beherbergten Person am Tag der Ankunft, wobei die Meldedaten elektronisch vorausgefüllt werden können (§ 29 Abs. 2 BMG) Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht angeben

Des Weiteren benötigen wir Ihre Angaben für eine korrekte Rechnungserstellung.